Biroul de informare şi relaţii publice

DOMENIUL DE ACTIVITATE: organizarea şi coordonarea activităţii de informare şi relaţii publice

1. Organizarea registraturii generale şi relaţiile cu publicul:

- înregistrarea, distribuirea, evidenţa şi urmărirea rezolvării corespondenţei adresată Consiliului Judeţean Timiş;

- expedierea răspunsurilor către alte autorităţi şi instituţii publice, persoane juridice şi fizice;

- organizarea audienţelor: întocmirea fişelor şi notelor de audienţe, urmărirea modului şi termenelor de soluţionare a acestora;

- repartizarea presei locale şi centrale la conducerea Consiliului Judeţean Timiş;

- preluarea apelurilor telefonice şi transmiterea informaţiilor solicitate la telefonul cetăţeanului (0256-406406);

- acordarea de informaţii cetăţenilor în cadrul programului de relaţii cu publicul stabilit;

- publicarea şi actualizarea periodică pe pagina WEB a Consiliului Judeţean Timiş a informaţiilor privind programul de lucru cu publicul şi a programului de audienţe

- asigurarea imprimatelor tip necesare serviciilor publice care intră în competenţa Consiliului Judeţean Timiş;

- întocmirea raportului anual privind respectarea programului de relaţii publice şi de acordare a audienţelor (corespondenţă înregistrată şi expediată; petiţii; audienţe, telefonul cetăţeanului, pagina WEB, ş.a.).

2. Organizarea activităţii privind soluţionarea petiţiilor

- primirea, înregistrarea, rezolvarea petiţiilor şi expedierea răspunsurilor către petiţionari în termenul legal cu precizarea temeiului legal al soluţiei adoptate;

- înregistrarea petiţiilor transmise pe pagina WEB a Consiliului Judeţean Timiş, distribuirea către compartimentele competente să le soluţioneze şi urmărirea rezolvării acestora;

- întocmirea raportului anual privind petiţiile

2. Asigurarea accesului la informaţiile de interes public conform Legii nr.544/2001

            - întocmirea şi actualizarea listei cuprinzând documentele de interes public privind activitatea Consiliului Judeţean Timiş;

            - comunicarea din oficiu a informaţiilor de interes public precum şi postarea pe pagina WEB a Consiliului Judeţean Timiş a acestora;

            - primirea şi înregistrarea cererilor formulate în baza Legii nr.544/2001 într-un registru special şi eliberarea unei confirmări scrise solicitanţilor privind data şi numărul de înregistrare;

            - evaluarea primară a solicitărilor şi distribuirea acestora către structurile competente să furnizeze informaţiile solicitate cu indicarea termenului de răspuns prevăzut de lege;

- asigurarea transmiterii către solicitanţi a răspunsurilor împreună cu informaţia de interes public cerută sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii;

- asigurarea evidenţei răspunsurilor şi a chitanţelor remise de solicitanţi privind plata costurilor de copiere a materialelor solicitate;

- asigurarea accesul publicului la informaţiile de interes public difuzate din oficiu prin organizarea unui punct de informare-documentare;

- publicarea şi actualizarea unui buletin informativ ce va cuprinde informaţiile de interes public comunicate din oficiu;

- punerea la dispoziţie gratuit de formulare-tip ale cererii de informaţii de interes public şi reclamaţiei administrative;

-  întocmirea şi publicarea raportului anual privind liberul acces la informaţiile de interes public;

- actualizarea comisiei de analiză privind încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public.

3. Relaţia cu mass-media

            - culegerea, pregătirea şi întocmirea materialelor care reflectă activitatea Consiliului Judeţean Timiş;

            - organizarea conferinţelor de presă;

            - difuzarea comunicatelor de presă;

            - gestionarea activităţii de acreditare a ziariştilor;

            - asigurarea accesului ziariştilor la întâlnirile cu delegaţiile externe;

            - monitorizarea materialelor referitoare la activitatea Consiliului Judeţean Timiş apărute în mass-media locală şi centrală;

            - asigurarea mapelor de presă privind proiectele de hotărâri ce sunt supuse dezbaterii în şedinţele Consiliului Judeţean Timiş;

            - asigurarea accesului ziariştilor la informaţiile de interes public conform Legii nr. 544/2001.

4. Organizarea activităţii de arhivă

            - întocmirea şi actualizarea Nomenclatorului arhivistic conform organigramei aprobate

            - asigurarea evidenţei tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice pe bază de registru;

            - gruparea anuală a documentelor în unităţi arhivistice potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul de arhivă;

            - urmărirea depunerii de către compartimentele din aparatul propriu a documentelor în al doilea an de la constituire, pe bază de proces-verbal şi inventar;

            - selecţia documentelor, întocmirea proceselor-verbale de selecţionare a inventarelor propuse spre eliminare şi a inventarelor ce urmează a se păstra permanent, conform legii;

            - păstrarea documentelor în condiţii corespunzătoare, protejarea acestora împotriva distrugerii, degradării sau sustragerii, precum şi asigurarea condiţiilor de prevenire şi stingere a incendiilor;

            - depunerea documentelor, după expirarea termenelor de păstrare, la Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale;

            - eliberarea de copii, certificate şi extrase după documentele din arhivă la solicitarea persoanelor fizice şi juridice îndreptăţite, cu aprobarea preşedintelui sau secretarului judeţului;

            - întocmirea raportului anual privind activitatea de arhivă.

5. Alte activităţi

            - gestionarea informaţiilor clasificate deţinute de Consiliul Judeţean Timiş prin asigurarea evidenţei, păstrării, manipulării documentelor clasificate conform prevederilor Legii nr.182/2002;

            - executarea altor activităţi şi atribuţii prevăzute expres în actele normative în vigoare sau stabilite de preşedintele consiliului judeţean, secretarul judeţului Timiş şi directorul executiv.